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僱主應當審慎考慮的法律∕合約問題
「意見調查：你認為誰是你公司實現數碼變革的推動者？
a) 行政總裁
b) 總科技主任
c) 2019冠狀病毒病
大多數的答案：c) 2019冠狀病毒病」
引言
遠程辦公不是新的工作模式。就科技領域而言，自從互聯網面世以來，遠程工作一直隨處可見。儘管已建立近半世紀，但是對於傳統的專門行業（例如法律、會計、金融），遠程辦公始終是新概念。
2019冠狀病毒病爆發後，一切都變了樣，連帶遠程辦公也成為必要的工作模式。
催化改變的因素 – 採用遠程辦公政策的主要好處
除了衞生理由之外，現在有實在的理由解釋得到為甚麼應該認真考慮遠程辦公。以下是建立遠程辦公文化的三大好處：
1. 節省租金∕營運成本：設址於重要金融中心的公司，辦公室租金是最大開支之一，但是專業人員的工作，大多是連接互聯網在電腦完成。因此，辦公室地方不過是瑰麗豪華的書房而已。只有在舉行客戶會議時才真正需要用上辦公室地方，不過現在已有人質疑是否有必要舉行這類實體會議。機構搬離後勤辦公室，很可能大大提高其價值鏈的效率。
2. 走入國際人才庫：機構最高昂的成本之一，是海外人才遷居的費用。招聘外國人才，可能得花費高昂成本使人才融入新環境。機構推行遠程辦公文化，獲招聘的海外人才就不用舉家離鄉別井了。
3. 減省僱員開支：需要實體工作空間，意味公司多一項成本。往返工作地得耗用時間和金錢（尤其是機構所在城市是出名交通擠塞的）。低效率轉化為時間和金錢上的損失，失去了就是失去了，僱員永遠不會失而復得。遠程辦公減少出門，有助消除這一類低效率，每名僱員亦因此能夠為拯救地球環境盡上一分力！
推行遠程辦公革新工作模式之時，務要留意幾個僱傭∕法律問題
機構準備投身數碼化運動的同時，應當留意幾個僱傭問題和法律問題。這些問題包括以下五個：
1. 數據安全和保密：應當肯定公司已備妥合用的技術，確保機密資料完整。準備把價值鏈某些部分搬到偏遠地方的公司，應當確保僱員合約寫上合用的保密條款、僱員接受足夠的資訊技術安全訓練，以及遠程設置是由資訊技術部門負責妥為保養和監控。
2. 私隱：反過來說，應當同時向那些將會遠程辦公的僱員簡述他們的私隱權（以及公司的監控權）。舉例說，僱員應當留意，機構為要確保工作有效率（及對僱員行為進行妥善的內部控制），會監視或檢查他們的進度，不會因為他們在家工作就不能夠這樣做。公司應當已經擬定、實施並維持必要的私隱政策。
3. 時薪工人：不是所有工人都是支取固定薪金的。在過去的年代裏，記錄返工時間的方法很簡單，僱員打卡就可以了，即使不是所有時間都用來工作。公司應當具備必要的工具，用文件證明並記錄僱員產生的計薪時數。實行計薪時間記錄系統附帶一個好處，就是提高生產效率和報酬的準確度。這方面有一件事同樣重要，就是了解怎樣在合約加入這類證明文件，盡量減低將來發生勞資糾紛的風險。
4. 僱主的法律責任：走向虛擬的公司極度關注僱主的法律責任。這包括眾多的問題，例如僱員於工作時間在家滑倒，責任問題當如何解決。公司應當研究制定一項政策（以及投購保險），具體指明適用於家居辦公室的涵蓋範圍，在僱員受傷∕被侵權時提供的保障。
5. 管限法律的條款：這可以是機構最感有趣的部分。公司應當注意它們的合約是怎樣被管限，糾紛會怎樣得到處理。
遠程辦公可以給機構帶來大量機會，僱主亦應留意每個司法管轄區有其獨特的勞工法例。
話雖如此，管限法律和解決糾紛的條款預早訂明處理糾紛的方法（如果發生糾紛的話），有助事情大大緩和。機構只要採取必要的盡職審查，就可以得到大量機會，而大量的機會不會變成大量的法律責任。
結論
公司應當確定其法律∕內部控制∕合規系統亦保持統一，與時俱進。因此務要記住以下三點：
更新僱傭合約，配合新的工作環境；
更新機構的僱員訓練手冊；及
更新機構的資訊科技系統，融入新世界！
This article is co-authored by Joshua Chu from ONC Lawyers
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